Czy warto zlecać wdrażanie zewnętrznej firmie

Po postanowieniu wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO 9001 kierownictwo firmy powinno podjąć decyzję odnośnie zapewnienia odpowiednich środków do realizacji tego projektu. Decyzja powinna zostać podjęta w oparciu o zasoby, jakimi w danym momencie dysponuje przedsiębiorstwo – w tym najistotniejsze zasoby, jakim są zasoby ludzkie. W przypadku braku personelu o odpowiednich kwalifikacjach do wdrożenia we własnym zakresie systemu zarządzania należy podjąć decyzję, które z rozwiązań będzie dla przedsiębiorstwa bardziej efektywne. - wdrożenie we własnym zakresie czy też pomoc zewnętrznej firmy doradczej.

Podejmując niniejsze decyzje należy wziąć pod uwagę przedstawione poniżej aspekty.

Kwestie związane z wdrażaniem systemu zarządzania we własnym zakresie:

• potrzeba zapewnienia odpowiednich kwalifikacji personelu poprzez szkolenia lub zatrudnienie osoby/osób, które dysponują niezbędną wiedzą i praktyką
• potrzeba poświęcenia czasu przez pracowników firmy, który w normalnych warunkach byłby spożytkowany na realizację ich codziennych zadań i obowiązków. Należy zwrócić uwagę na fakt, że czas ten będzie musiał być przeznaczony na:
  • uczestnictwo w szkoleniach potrzebnych do uzyskania wiedzy niezbędnej do wdrożenia systemu
  • uczestnictwo w działaniach mających na celu opracowanie regulacji systemu zarządzania (procedury, instrukcje i formularze systemowe, księga jakości itp.)
  • uczestnictwo w szkoleniach personelu w celu wdrożenia w życie nowych regulacji
  • uczestnictwo w szkoleniach umożliwiających zdobycie niezbędnej wiedzy i kompetencji do przeprowadzania audytów wewnętrznych
  • realizację działań weryfikacyjnych: audyty wewnętrzne, przegląd przez kierownictwo
• koszty zatrudnienia pracowników o niezbędnej wiedzy lub przeszkolenia obecnych pracowników z zakresu regulacji systemu zarządzania, przeprowadzania ich weryfikacji, doskonalenia systemu zarządzania
• potencjalnie utracone korzyści w wyniku realizacji działań nie leżących w ramach zakresów codziennych zadań i obowiązków

Kwestie związane z wdrażaniem systemu zarządzania z pomocą zewnętrznej firmy doradczej:

• potrzeba współpracy z zewnętrznymi specjalistami oraz przekazanie im wiedzy odnośnie funkcjonowania przedsiębiorstwa; należy zwrócić uwagę na odpowiednie zapisy w umowie dotyczące poufności danych i informacji
• potrzeba poniesienia kosztów tytułem wynagrodzenia dla zewnętrznych specjalistów (w przypadku odpowiednich negocjacji na etapie ofertowania należy zwrócić uwagę, czy koszty wszystkich niezbędnych działań i ich składowe zostały ujęte w ramach danego budżetu)
• znacznie mniejsza potrzeba poświęcenia czasu pracowników (w szczególności kadry kierowniczej) na kwestie związane z wdrażaniem. Czas ten będzie niezbędny do:
  • Uczestnictwa w spotkaniach z zewnętrznym specjalistą w celu przekazania mu wszystkich potrzebnych informacji oraz weryfikacji wyników jego pracy
  • Uczestnictwa w ogólnych szkoleniach z zakresu systemu zarządzania, przeprowadzanych w ramach projektu wdrożeniowego
  • Uczestnictwa w audytach przeprowadzanych przez specjalistów zewnętrznych (uczestnictwo po stronie audytowanej, co umożliwi odpowiednie merytorycznie i psychiczne przygotowanie do audytu zewnętrznego)

W obecnych czasach coraz większą rolę odgrywają projekty realizowane na zasadzie outsourcingu – czyli zlecane na zewnątrz konsultantom specjalizujących się w tego rodzaju działalności. Wiążą się one z szeregiem korzyści, z których najważniejszymi są:

• Oszczędność czasu realizacji projektu.
  Doświadczony konsultant sprawniej i szybciej, a przez to bardziej efektywnie poprowadzi cały projekt od początku do końca
• Rzeczywista oszczędność kosztów projektu
  Pomimo wydatku na pracę zewnętrznych specjalistów, po podliczeniu wszelkich kosztów oraz potencjalnie utraconych korzyści, jak również różnicy w czasie trwania projektów realizowanych jedną i drugą metodą, koszty te będą niższe niż w przypadku realizacji projektu we własnym zakresie.

Rynek usług w Polsce, pomimo znacznego rozwoju, w dalszym ciągu pozostaje daleko w tyle w stosunku do rynku krajów zachodnich. Z coraz większym przekonaniem (w szczególności po uwzględnieniu całkowitych kosztów bezpośrednich i pośrednich) polscy przedsiębiorcy decydują się na skorzystanie z usług zewnętrznych specjalistów. Dotyczy to przede wszystkim usług związanych z prowadzeniem procesów: bhp, księgowych i kadrowo płacowych. Jednak coraz częściej są to również usługi, po które przedsiębiorstwa sięgają okazjonalnie: usługi prawne, doradztwo finansowe, podatkowe lub właśnie doradztwo w zakresie zarządzania. Managerowie coraz częściej decydują się na korzystanie z czyjejś wiedzy i doświadczenia, zamiast na zdobywanie tej wiedzy za wszelką cenę, we własnym zakresie w celu często jednorazowego jej wykorzystania.

Chętnie przedstawimy dodatkowe argumenty przemawiające za zleceniem projektu wdrożenia systemu zarządzania specjalistom z zewnątrz. Warto zaznaczyć, że często miłym zaskoczeniem dla przedsiębiorców jest także fakt, iż zarówno koszty realizacji projektów, jak również czas jaki należy przeznaczyć na jego realizację nie są wysokie, jak to mylnie króluje w przekonaniu większości managerów.

Zapraszamy do kontaktu!