Certyfikacja ISO 9001

Certyfikacja zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy ISO 9001 przeprowadzana jest zawsze przez niezależną i bezstronną jednostkę certyfikującą. Niniejsza niezależność i bezstronność są podstawowymi cechami, jakimi powinien charakteryzować się audit certyfikujący oraz podejście auditorów przeprowadzających go.
 

Podejmując decyzję odnośnie certyfikacji systemu zarządzania jakością należy zwrócić uwagę, aby był on przeprowadzany w systemie akredytacji. To, czy dana jednostka certyfikująca posiada akredytację na certyfikację danego systemu zarządzania, determinuje „jakość” przyznanego nam CERTYFIKATU ISO. Poddanie się certyfikacji przez akredytowaną do tego jednostkę certyfikującą oznacza, że przeprowadzone badanie skuteczności i zgodności naszego systemu zarządzania zostało przeprowadzone zgodnie z odpowiednimi standardami certyfikacji. Standardami, które w takiej samej formie obowiązują w ponad 160 krajach na świecie. Akredytowana jednostka certyfikująca musi dbać, aby jej usługi prowadzone były zgodnie z odpowiednimi wymaganiami akredytacyjnymi.
 

Poza działaniami wymuszanymi przez jednostkę akredytowaną, z którymi firma poddająca się certyfikacji w rzeczywistości nie ma do czynienia są również takie, które są bezpośrednio przez firmę odczuwane. Wymagania akredytacyjne mają wpływ na ilość czasu, jaką jednostka certyfikująca musi poświęcić na audit w danej firmie. Ma to przełożenie na ilość pracy, jaką musi wykonać jej auditor lub w przypadku większych firm, jej audytorzy. Finalnie ma to odzwierciedlenie w kosztach certyfikacji.
 

Z tego względu rozpiętość cenowa auditów certyfikujących dla mikro i małych firm nie powinna być duża. Jednak analizując i porównując oferty jednostek certyfikujących, zawsze należy zwracać uwagę na całkowite koszty procesu certyfikacji, który trwa 3 lata. W wyniku pozytywnej oceny systemu zarządzania firma uzyskuje certyfikat ważny przez 3 lata pod warunkiem poddawania się okresowym (najczęściej corocznym) auditom nadzoru i ich pozytywnym wynikom. Audity nadzorujące są przeprowadzone po pierwszym i po drugim roku posiadania certyfikatu. Po upływie 3 lat firma musi podjąć decyzję, czy kontynuować proces (poddać się re-certyfikacji) czy może zrezygnować z tego typu działań.
 

W związku z powyższym analizując oferty na proces certyfikacji zawsze należy brać pod uwagę koszty nie tylko certyfikacji, ale również auditów nadzorujących. Bardzo często jednostki certyfikujące dodatkowo doliczają dodatkowe koszty dojazdu i pobytu (noclegów) auditorów w trackie trwania auditu, opłaty za korzystanie ze znaku certyfikacji itp.
 

Proces certyfikacji wygląda we wszystkich jednostkach certyfikujących tak samo. Po podpisaniu umowy bądź przekazaniu zlecenia na certyfikację rozpoczyna się faza planowania auditu certyfikującego. W ramach niniejszej fazy jednostka certyfikująca określa termin auditu oraz auditora lub zespół auditorów w przypadku większych lub bardziej złożonych firm lub ich systemów (systemy zintegrowane). W ramach tych działań bierze pod uwagę wszelkiego rodzaju sugestie firmy, która ma być certyfikowana. Sugestie te mogą dotyczyć zarówno terminu, jak również składu zespołu auditorów.
 

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż audity certyfikujące systemy zarządzania jakością na zgodność z ISO 9001 są realizowane w dwóch fazach. W ramach pierwszej fazy weryfikowana jest dokumentacja systemu zarządzania oraz jego ogólne założenia, a także określana jest gotowość do drugiej fazy auditu. Na podstawie wyników z pierwszej fazy planowany jest, w porozumieniu z Klientem jednostki, termin drugiej fazy auditu.
 

Druga faza powinna być przeprowadzona w okresie do 3 miesięcy od terminu pierwszej fazy, a w jej trakcie firma najprawdopodobniej spotka się ponownie z auditorem z etapu pierwszego. W jej trakcie gruntownie bada się zgodność systemu z wymaganiami normy ISO 9001 oraz skuteczność jego wdrożenia i utrzymywania. Zidentyfikowane przez auditorów niezgodności muszą być usunięte przed przyznaniem certyfikatu.
 

W przypadku braku niezgodności krytycznych (dyskwalifikujących) auditorzy w trakcie spotkania zamykającego mówią, iż będą „rekomendowali system zarządzania wdrożony w firmie do uzyskania certyfikatu zgodności ISO 9001”. Na podstawie przygotowanej przez nich dokumentacji audytowej oraz ich rekomendacji certyfikat przyznawany jest przez jednostkę certyfikującą. W przypadku pozytywnej rekomendacji systemu przez auditorów praktycznie nie ma możliwości, aby jednostka certyfikująca podważyła ich decyzję i nie przyznała firmie certyfikatu.
 

Na bieżąco w trakcie auditu odpowiedzialni za poszczególne obszary, a na zakończenie auditu audytorzy (w ramach tzw. „spotkania zamykającego”) przedstawią poza rekomendacją swoje uwagi zarówno pozytywne, jak również negatywne poczynione w trakcie auditu. Sytuacja, kiedy w raporcie auditorzy umieszczają niezgodności albo swoje negatywne spostrzeżenia pomimo ich nie przedstawienia firmie jest niedopuszczalna i niezgodna z praktykami audytowania. O wszelkich niezgodnościach i spostrzeżeniach firma powinna dowiadywać się od prowadzących audit auditorów.
 

Praktycznie istnieje bardzo małe prawdopodobieństwo, że w trakcie przeprowadzonego auditu nie zostanie stwierdzona żadna niezgodność czy spostrzeżenie auditorów względem badanego systemu zarządzania. Nie należy również przejmować się każdą małą niezgodnością lub spostrzeżeniem, którym może być np. brak podpisu pod danym dokumentem. Małe niezgodności oraz spostrzeżenia nie dyskwalifikują systemu a występują często ze względu na fakt iż audytorzy muszą się wykazać „rzetelnością” auditu. Istotne jednak jest, aby audytorzy nie stwierdzili niezgodności krytycznych (nazywanych inaczej dużymi), które dyskwalifikować będą system zarządzania do przyznania mu certyfikatu ISO 9001 potwierdzającego jego zgodność z wymaganiami normy.
 

W stosunku do niezgodności należy uruchomić bez zbędnej zwłoki odpowiednie działania naprawcze oraz korygujące. W przypadku jednych jednostek wystarczy przekazanie jedynie planu tych działań, aby zakończyć dany audit, w przypadku innych – wymagane są dowody potwierdzające, że niezgodność została usunięta, co musi nastąpić ze względu na fakt, iż ich brak wstrzymuje przyznanie certyfikatu.